كيفية مقارنة واختيار مقدمي خدمات انظمة تخطيط موارد المؤسسات
إذا ايقنت أن استخدام برنامج تخطيط موارد المؤسسات سوف يفيد عملك، تهانينا - تجاوزت التحدي الأول.
عندما تجد فجأة مئات من انظمة تخطيط موارد المؤسسات في السوق اثناء بحثك للحصول على ما يناسبك، فأن التحدي يبدو أكبر بكثير من مجرد الاختيار بينهم.
من خلال تشغيل جميع عمليات نشاطك الأساسية الخاصة بك من نظام واحد، يمكن أن يجعل نظام تخطيط الموارد الحياة أسهل، ولكنه أيضا يوضح أهمية اختيار الأكثر توافقا مع نشاطك. فأنت تضع كل انشطتك وعملياتك في مكان واحد ولذلك يجب ان يكون الافضل.
لحسن الحظ، يمكنك جعل عملية اختبار نظام تخطيط الموارد أكثر بساطة من خلال خمس خطوات من ضمنهم قائمة مرجعية مجانية لتوضيح المعايير لتقييم نظام تخطيط الموارد ومساعدتك في العثور على ما يناسبك، وinfographic يلخص الوظائف الرئيسية .
تحديد الاحتياجات الخاصة بك
قبل أن تتمكن من بدء عملية اختيار من سيقوم بتزويدك بنظام تخطيط الموارد، تحتاج إلى تقييم الطريقة التي يعمل بها نشاطك حاليا. بهذه الطريقة ستتمكن من تحديد كل العمليات التي تتم داخل النشاط وعليه يمكنك تحديد المشاكل التي تريد الوقوف عليها لحلها مستخدما نظام تخطيط موارد المؤسسات.
وتشمل وظائف نظام تخطيط الموارد:
- إدارة مالية
- ادارة العلاقات مع العملاء
- إدارة الموارد البشرية
- إدارة الشراء
- إدارة الطلبات
- ادارة سلسلة الامدادات
- ذكاء الأعمال والتقارير
قد لا تحتاج إلى كل هذه الميزات، وسوف تعتمد المتطلبات الفردية على نوع عملك، وفي حين أن العديد من انظمة تخطيط موارد المؤسسات قد تسهل مهام التصنيع أو التوزيع لديك. يوجد الكثير من المتخصصين على استعداد لتزويد بأنظمة صنعت خصيصا لك، المهم ليس فقط تحديد بالضبط ما ستحتاج إليه لتشغيل عملك اليوم، ولكن أيضا ما قد تحتاجه في المستقبل.
سيتم استخدام النظام من قبل العديد من الإدارات المختلفة - من المحاسبة والموارد البشرية إلى المبيعات والشحن - لذلك يجب أن تسمع جيدا لجميع الأقسام عن رأيهم في النظام الحالي الذي تعمل به المنشأة ومعرفة تقييمهم للعمليات الحالية. اسأل فريقك كيف يعتقدون أن انظمة تخطيط الموارد يمكن أن تعمل بشكل أكثر فعالية، إذا كان هناك أي مشكلة مع سير العمل الحالي قد تحتاج إلى حل، وما هي الميزات التي يعرفون أنها يمكن أن تحقق أقصى استفادة في المستقبل. لأنهم هم من سيقوم باستخدام نظام تخطيط المواد كل يوم.
قد يساعدك أيضا في تسجيل خريطة سير العمل داخل المنشأة بتتبع دورة حياة المنتج كاملة.
إذا كنت بحاجة إلى نظام تخطيط ليمكنك من إدارة القوة البشرية بشركتك، عليك ان تتبع دورة العمل الخاصة بكل موظف. قم بتحليل كل المراحل والعمليات التي يمر بها اثناء أداء دورة ثم فكر جيدا فيما تريد من نظام تخطيط الموارد ان يوفره لتحسين وتسهيل هذه العمليات.
ماذا عن المنضمين حديثا لفريق عملك؟ هل تريد من النظام ان يقوم بتسهيل عمليات محدده؟ مثل أدارة الوقت وجدولة المهام . هل تريد من النظام مساعدتهم لتنمية مهارتهم واستطاعتهم لتعلم المهارات والخبرات اللازمة؟
الإدارة المالية هي عامل رئيسي آخر معتبر عند اختيار النظام ودراسة الوظائف المطلوبة لأن مهام المحاسبة، والإغلاق والموازنة والتدقيق، والفوترة، وإدارة تدفق النقدية والإبلاغ هي عمليات حاسمة لضمان نشاط ناجح، لذلك اختر بعنايه اداتك المالية التي تحقق الدقة والمحافظة على البيانات والمعلومات.
إنشاء معايير اختيار الشركة المقدمة للنظام
الآن قد حددت ما تحتاجه من نظام تخطيط الموارد، وحددت المشاكل التي تريد التغلب عليها، يمكنك إنشاء معاييرقياس واختيار الأنظمة المحتمل تطابقها مع احتياجاتك.
بالعودة الى المعايير والاهداف السابق تحديدها لكل قسم. لتبدأ الان بتحد أي الوظائف التقنية التي ستحقق اهدافك؟
بعض الميزات قد تكون أكثر أهمية لنمو عملك. والتي سيكون لها اثرا كبيرا وهي من الضروريات. إن إنشاء نظام قابل للقياس لتحديد أهمية كل وظيفة سوف يساعدك على إعطاء الأولوية لما هو مهم عندما يتعلق الأمر بمقارنة مقدمي خدمات أنظمة تخطيط الموارد.
من غير المرجح أن تجد نظام تخطيط موارد يلبي جميع احتياجاتك، لذلك من المهم وضع المعايير لتضييق نطاق البحث.
حينما يتوفر لديك رؤية واضحة عن احتياجاتك وما تريده من نظام تخطيط الموارد، تحتاج أيضا إلى النظر في الكيفية التي ستتسلم بها، كيف يتم الوصول إليه، كيف يمكن تعزيزه عندما تكون في حاجة للمزيد من الميزات والوظائف.
خذ في الاعتبار عوامل مثل:
النشر:هل تحتاج إلى نظام يستند إلى السحابة أو على خوادم داخلية خاصة بك؟
قابلية التوسع:هل تحتاج إلى توسيع استخدامك للنظام في المستقبل؟ هل هذا يعني الحاجة للمزيد من المستخدمين، أو المزيد من الإمكانيات؟
التنفيذ:هل قمت بدراسة الوقت الذي يحتاجه النظام للانطلاق وبدء العمل؟
التكامل:هل يوجد لديك أنظمة أخرى ستعمل بجانب نظام تخطيط الموارد؟
الدخول إلى الإنترنت:هل ستحتاج من النظام إمكانية الدخول من الهاتف المحمول باستخدام التطبيقات؟
التعديلات:هل ستضيف التعديلات إلى النظام؟ هل تفضل تطوير تطبيق تخطيط الموارد مصمم لك خصيصا؟
الدعم الفني:كيف تفضل الحصول على الدعم من مقدم النظام؟ هل تفضل التواصل عن بعد مع مقدم النظام ام تفضل ان يكون مقدم النظام محلي؟
التدريب:هل ستحتاج من مقدم النظام ان يقوم بتدريب المستخدمين الجدد ام سوف تقوم بتدريبهم داخليا بالشركة؟
والآن قم بتخصيص الميزانية والوقت المحدد للتنفيذ
نعرف الان المحددات الرئيسية التي ستقوم بالاختيار بناء عليها. حان وقت وضع الخطة المالية والزمنية للتطبيق
مع وجود الكثير من انظمة تخطيط الموارد في السوق، فمن المؤكد انت تجد ما يناسب خطتك المالية، ولكن من المهم الانتباه الى التسعير المبدئي للأنظمة. بعض الشركات بقوم بخدع تسويقية ليظهر في البداية النظام للمشتري بسعر بسيط. نظام تخطيط الموارد هو استثمار حقيقي وعليه يجب الحصول على عوائد فعليه يعد تطبيقه واستخدامه.
لا تهمل التكاليف الضمنية المترتبة على اختيار الأنظمة والغير مذكورة في عروض التسعير.
إذا وقع اختيارك على الأنظمة العادية الغير معتمدة على النظام السحابي عليك ان تأخذ التالي في الاعتبار:
المعدات:هل تحتاج إلى شراء خوادم إضافية أو معدات الشبكات لاستضافة نظام تخطيط الموارد الخاص بك؟
المرافق:هل هذه الأجهزة تستهلك المزيد من الطاقة لتشغيل النظام؟
الموظفين:هل تحتاج متخصصين للعمل داخليا لتطبيق النظام؟
الصيانة:إذا لم يكن لديك المهارات لتشغيل الأجهزة والبرمجيات داخليا، هل ستحتاج الى الاستعانة بخبراء من خارج شركتك للقيام بالعمل اللازم؟
اما إذا وقع اختيارك على نظام سحابي. فعليك التأكد من قوة الانترنت داخليا بشركتك ليتحمل العديد من المستخدمين معا.
يجب الاخذ في الاعتبار مهام نقل وترحيل البيانات والتدريب والتخصيص. وبالإضافة إلى ذلك سيتم تخصيص الكثير من وقت فريقك لهذه المهام مما قد يؤثر على الإنتاجية في البداية.
وبالحديث عن استهلاك الوقت اثناء تطبيق النظام يجب ان تقوم بتحدي وقت إطلاق النظام للعمل مع الاخذ في الاعتبار ان تطبيق النظام لا يستهلك الكثير من الوقت أي لا يصل الى سنين ويعتمد بشكل كبير على حجم اعمالك وحجم البيانات المرد نقلها وتخزينها بالنظام وهل هناك تعديلات يتم تصميمها خصيصا لك بالنهاية يجب التأكد من كل شيء وتجربته قبل الاطلاق.
عندما تعتمد على نظام لإدارة وتشغيل عملياتك اليومية يجب التأكد ان كل شيء يعمل بكفاءة لان الخطأ البسيط قد يسبب نتائج خطيرة.
تقييم خيارات مقدم نظام تخطيط الموارد الخاص بك
مع جاهزية معايير اختيار نظام تخطيط الموارد، حان الوقت لبدء البحث عن المقدمين الذين قد يكونوا قادرين على الوفاء بمتطلباتك.
العديد من الأنظمة مصمم خصيصا لصناعات محدده. لذلك لا تهدر الوقت وانت تبحث وركز في المصمم لمجالك وابحث أيضا عن الترشيحات.
العديد من مقدمي أنظمة التخطيط سوف يقوم بإرسال مندوب لعرض النظام والنسخة التجريبية. والبعض الآخر لدية شروحات على الانترنت فعليك تحقيق الاستفادة القصوى من المتاح ورؤية النظام وهو يعمل فعليا بما يفيد عملية التقييم
ومن الواضح أن خطوات المفاضلة بين مقدمي نظام تخطيط الموارد سوف تكون بالنهاية عبارة عن مقارنة خطتك مع المتاح وما التعديلات المطلوب إضافتها، مع الاخذ في الاعتبار الخبرة وخدمة العملاء ومستوى الخدمة المقدمة.
أسئلة لطرح تقييم موفر نظام تخطيط الموارد:
- منذ متى ومقدم الخدمة متواجد بالسوق؟
- ما هي الخبرات التي لديهم في هذا المجال؟
- هل هم مطوري النظام، أو الموزعين؟
- ما هي أنظمة التسعير والفوترة لديهم؟
- ما هي خطط الاستضافة لديهم؟
- ما نوع الدعم الذي تقدمه؟
- هل تقدم التدريب للمستخدمين الجدد؟
- هل هم من السهل التواصل معهم، ومستوى خدمة العملاء؟
- ما هي الخطط لتطوير النظام في المستقبل؟
- كم مرة يتم تحديث النظام؟
- هل النظام قابل للتطبيق؟
- كم من الوقت يلزم لعملية التنفيذ؟
- هل يمكنهم إعطاء المراجع؟
- ما الذي يضعهم بعيدا عن مقدمي الخدمات الأخرى؟
- هل سيقوم نظام تخطيط الموارد باستخدام أحدث تطورات التكنولوجيا، والأهم من ذلك، مع نمو عملك؟
لا أحد يريد استخدام نظام تخطيط موارد ويكتشف لاحقا بعد بضع سنوات انه لا يواكب التطورات. لا تنخدع بالواجهة البراقة والقليل من الخصائص - تذكر أن تفكر بشكل أعمق.
